Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury przez KSeF, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy od 1 lutego 2026 roku, pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejszych obejmie od 1 stycznia 2027 roku.
Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy etapami. Od 1 lutego 2026 roku faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których sprzedaż przekroczyła 200 mln zł, a od tego samego dnia wszyscy podatnicy VAT odbierają w nim faktury. Od 1 kwietnia 2026 roku wystawianie w KSeF objęło pozostałych podatników, czynnych i zwolnionych z VAT. Najmniejsze firmy, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł, mają czas do 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy bez kar za błędy związane z KSeF.
Biuro nie loguje się do KSeF jako klient. Klient nadaje biuru uprawnienia do swoich faktur w KSeF, a biuro pobiera faktury sprzedażowe i kosztowe klienta do swojego programu księgowego. Dzięki temu faktury nie muszą już przychodzić do biura mailem, ale biuro musi pilnować, kto z klientów nadał uprawnienia, a kto jeszcze nie.
KSeF obejmuje faktury ustrukturyzowane. Paragony, umowy, wyciągi bankowe, dokumenty kadrowe i faktury zagraniczne nadal trzeba zebrać od klienta osobno. W praktyce biuro ma więc dwa źródła dokumentów: faktury z KSeF i całą resztę, która jak dotąd przychodzi mailem, w komunikatorach albo na papierze.
Po wejściu KSeF klienci biura pytają przede wszystkim, czy ich faktura doszła do kontrahenta, czy faktura kosztowa jest już w systemie i co jeszcze mają przekazać za miesiąc. Każde takie pytanie to telefon albo mail do księgowej, a przy kilkudziesięciu klientach — kilka godzin w tygodniu.
W portalu klienta biura rachunkowego klient widzi statusy swoich faktur w KSeF, wgrywa pozostałe dokumenty z telefonu i widzi, czego jeszcze brakuje za miesiąc, a pytania i odpowiedzi zostają przy jego firmie. Portal nie zastępuje KSeF ani programu księgowego: zbiera to, czego KSeF nie obejmuje, i porządkuje rozmowę z klientem.
Zobacz też: Portal klienta biura rachunkowego
Tego potrzebujęUsługa w przygotowaniu · Nie pobieramy płatności na stronie